Le but premier de la gestion du temps est d’arriver à s’assurer de la bonne utilisation de la ressource temps dont on dispose. Cela s’articule autour de 3 notions majeures : planification, définition des priorités, et organisation quotidienne.
Dans le monde de l’entreprise ou dans le cadre d’un premier job étudiant, le temps est le point de référence qui permet d’être en mesure d’identifier ce qu’il se passe à l’instant t, de déterminer les délais nécessaires à la réalisation d’une tâche, et de déterminer les ordres et les priorités.
Comment bien gérer son temps ?
Chacun aborde sa ressource de temps à sa manière. On peut notamment classer les individus avec les catégories suivantes :
- Ceux qui travaillent plus efficacement sous pression et qui ont l’impression que cela catalyse leur productivité et leur créativité;
- Ceux qui préfèrent traiter plusieurs tâches en même temps, ce qui peut parfois provoquer une perte de contrôle et entraîner des difficultés à la réalisation de ces tâches;
- Ceux qui n’ont aucune ou une très mauvaise organisation, car ils ne prennent pas le temps de s’organiser, ce qui représente un gâchis d’énergie, et de temps.
Des règles à respecter pour une gestion du temps performante
Cela apparaît donc comme une évidence, une bonne organisation est toujours synonyme de bonne efficacité et d’une bonne gestion du temps, des délais, et des priorités.
Afin de développer une gestion de temps efficace, il faut donc suivre quelques règles et respecter quelques conditions :
- Déterminer les objectifs ainsi que les délais associés, en considérant les objectifs comme réalisables, concrets, et mesurables;
- Préparer suffisamment le travail en faisant appel au temps disponible, tout en optimisant ce dernier autant que possible pour réduire au maximum les délais de réalisation;
- Établir un classement des tâches en fonction de leur priorité;
- Contrôler la gestion du temps en analysant les résultats obtenus en comparaison de l’investissement de temps nécessaire par rapport à celui estimé en amont.
L’objectif final est donc de planifier les tâches les plus rentables et performantes en premier, en leur associant la ressource de temps nécessaire à leur mise en place.
Pour avoir plus de lisibilité dans la liste des tâches à classer, on peut répartir ces dernières en plusieurs catégories :
- Les tâches importantes mais sans urgences, qui devront être sujettes à planification;
- Les tâches importantes et urgentes, qui devront être réalisées en premier;
- Les tâches à moindre importance et urgence, qui seront réalisées en dernier;
- Les tâches à moindre importance, mais urgentes, qui devront être déléguées.